- Hóa đơn điện tử là gì?
Theo khoản 1 điều 3 Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính, hóa đơn điện tử là một hình thức thanh toán điện tử tập hợp đầy đủ dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được tạo lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng các phương tiện điện tử.
Hóa đơn điện tử phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
- Xác định được số hóa đơn điện tử một cách liên tục và theo trình tự thời gian.
- Mỗi số hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc lập và sử dụng một lần duy nhất.
- Hóa đơn điện tử bao gồm
- Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng: là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ thực hiện kê khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng trong trường hợp này còn bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế nhà nước.
- Hóa đơn điện tử bán hàng: là hóa đơn điện tử áp dụng đối với người bán hàng hóa, kinh doanh, cung cấp dịch vụ thực hiện kê khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Hóa đơn bán hàng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn đã được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế nhà nước.
- Các loại hóa đơn điện tử khác gồm: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu tiền bảo hiểm, phiếu thu điện tử, phiếu thu cước vận chuyển hàng không hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung quy định tại Điều 6 Nghị định 119.
- Hóa đơn điện tử xác thực là gì ?
Hóa đơn điện tử xác thực là hóa đơn điện tử có mã xác thực được cấp hoặc xác thực từ cơ quan thuế và qua hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế nhà nước.
- Mã xác thực hóa đơn điện tử: là một chuỗi ký tự đã được mã hóa và cấp bởi hệ thống cung cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế nhà nước.
- Số hóa đơn xác thực: là dãy số có cấu trúc theo quy định và được cấp bởi hệ thống cung cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế nhà nước.
- Ngoài mã xác thực và số xác thực, trên Hóa đơn điện tử xác thực còn có Mã QR( là mã vạch hai chiều ) ở góc trên bên phải của hoá đơn điện tử xác thực. Người sử dụng hóa đơn điện tử có thể dùng các thiết bị điện tử có cài phần mềm scan mã QR trên điện thoại, máy tính bảng để kiểm tra, xác thực các thông tin trên hóa đơn
- Hóa đơn điện tử bao gồm:
- Tên hóa đơn điện tử, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số thứ tự của hóa đơn theo quy định tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.
- Họ tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán, cung cấp dịch vụ.
- Họ tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, sử dụng dịch vụ (nếu người mua có mã số thuế)
- Tên hàng hóa, dịch vụ của người bán, nhà cung cấp dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ, thuế giá trị gia tăng, thành tiền ghi bằng số và bằng chữ.
- Tổng số tiền thanh toán hóa đơn được ghi bằng số và bằng chữ.
- Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, đơn vị cung cấp dịch vụ
- Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua, đơn vị mua dịch vụ (nếu có);
- Thời gian lập hóa đơn điện tử
- Mã hóa đơn điện tử của cơ quan thuế
- Lợi ích của việc sử dụng hoá đơn điện tử
- Tiết kiệm 80% thời gian và chi phí in, gửi, bảo quản, lưu trữ so với hóa đơn giấy.
- Thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh
- Giảm chi phí tuân thủ thủ tục hành chính thuế nhà nước.
- Không cần lập báo cáo về tình hình sử dụng hóa đơn.
- Rút ngắn, đơn giản hóa các quy trình liên quan đến hóa đơn thời gian thanh toán do việc lập, gửi hoá đơn vì được thực hiện thông qua các phương tiện điện tử.
- An toàn - Bảo mật - Chống bị làm giả hóa đơn.
- Góp phần hiện đại hóa trong công tác quản trị của mỗi doanh nghiệp.
- Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử
- Là công ty, tổ chức kinh doanh có đầy đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong việc khai thuế với cơ quan thuế nhà nước hoặc có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động giao dịch ngân hàng.
- Có địa điểm, đường truyền tải thông tin và mạng thông tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ các hóa đơn điện tử.
- Có đội ngũ nhân viên, người thực thi có đủ khả năng để thực hiện việc khởi tạo, sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng quy định.
- Có chữ ký điện tử đã đăng ký theo đúng quy định của pháp luật.
- Có sử dụng phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, lưu trữ các dữ liệu của hóa đơn điện tử được tự động chuyển vào phần mềm kế toán hoặc kho lưu trữ tại thời điểm lập hóa đơn điện tử.
- Có đầy đủ các quy trình sao lưu, khôi phục và lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ dữ liệu bao gồm: Hệ thống lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các tiêu chuẩn về hệ thống lưu trữ dữ liệu, bảo đảm dữ liệu khi gặp sự cố của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.
