- Điều kiện làm thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử
- Doanh nghiệp là công ty, tổ chức kinh doanh có khả năng hoặc đang thực hiện các giao dịch điện tử đã kê khai thuế với Tổng cục Thuế hoặc có sử dụng giao dịch điện tử với ngân hàng.
- Doanh nghiệp có đội ngũ nhân viên có đủ trình độ, khả năng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định pháp luật.
- Doanh nghiệp phải có chữ ký điện tử theo đúng quy định của pháp luật.
- Doanh nghiệp có sử dụng phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ được kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm của kế toán và lưu trữ ở hệ thống tại thời điểm lập hoá đơn điện tử nhằm đáp các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu nếu xảy ra sự cố.
- Doanh nghiệp có địa điểm và các đường truyền tải thông tin mạng đáp ứng được yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ của hoá đơn điện tử.
- Cơ sở pháp lý đối với thủ tục đăng ký phát hành hóa đơn điện tử
- Thông tư số 32/2011/TT-BTC về hướng dẫn về cách khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng, cung cấp dịch vụ.
- Thông tư số 37/2017/TT-BTC sửa đổi, bổ sung thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ tài chính, Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 của Bộ tài chính.
- Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP và 04/2014/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành
- Hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử
Để sử dụng hóa đơn điện tử, công ty, xí nghiệp, đơn vị kinh doanh cần phải chuẩn bị hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử bao gồm:
- Mẫu hóa đơn điện tử đơn vị sử dụng hóa đơn điện tử.
- Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử.
- Thông báo phát hành hóa đơn điện tử của đơn vị.
Hồ sơ thông báo về việc đăng ký phát hành hóa đơn điện tử của công ty sẽ được gửi cho cơ quan Thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của Cơ quan Thuế. Trước khi làm bộ hồ sơ, đơn vị đăng ký nên liên hệ trực tiếp đến cơ quan Thuế quản lý để tìm hiểu về hồ sơ đăng ký để chuẩn bị cho phù hợp.
Mẫu số 01: Tờ khai đăng ký/ thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử
- Sau khi nộp đơn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế phụ trách
- Cơ quan thuế sẽ có trách nhiệm gửi lại thông báo ban hành đến doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh về việc có chấp nhận hoặc không chấp nhận
đơn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Mẫu số 02: Thông báo về việc chấp nhận/ không chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử
Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP
- Nếu qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, trong thời gian 1 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh.
- Kể từ thời điểm có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân sử dụng hóa đơn điện tử phải thực hiện hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có) theo quy định.
- Trường hợp có thay đổi thông tin đã đăng ký về việc sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện thay đổi thông tin và gửi lại cơ quan thuế theo Mẫu số 01
- Cơ quan thuế sẽ tiến hành rà soát doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không thu tiền và gửi thông báo theo Mẫu số 07 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này nếu thuộc đối tượng chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
